Werbetechnik
Roll-ups
Mobile Roll-up-Displays für Messe, Empfang und Veranstaltung — bedruckte Bahn in der Kassette, in wenigen Minuten aufgebaut.
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Drucksachen für die Messe: Checkliste und Zeitplan
Welche Drucksachen Sie für einen Messeauftritt brauchen, wann Sie was bestellen sollten und worauf es bei Brandschutz und Transport ankommt.
Veröffentlicht am 4 min Lesezeit
Ein Messeauftritt ist mit vielen Terminen verbunden, und die Drucksachen geraten dabei leicht unter Zeitdruck. Wer früh plant, hat Zeit für Korrekturen und Proofs und vermeidet teure Expresslieferungen. Diese Checkliste hilft, nichts zu vergessen — vom großen Standdisplay bis zur Visitenkarte.
Was Sie brauchen
Am Stand: gesehen werden
- Roll-ups oder Faltdisplays als mobile Rückwand oder Blickfang an der Standkante.
- Banner oder Stoffdrucke für Rückwände und Standflächen, gegebenenfalls in Rahmensystemen.
- Fahnen oder Beachflags, wenn der Veranstalter sie im Außenbereich erlaubt.
- Schilder, Tischaufsteller oder Thekenbeschriftungen mit Produktinfos und QR-Codes.
- Bedruckte Textilien für das Standpersonal, damit Ansprechpartner erkennbar sind.
Zum Mitnehmen: in Erinnerung bleiben
- Flyer mit dem Kernangebot und einem klaren nächsten Schritt.
- Broschüren oder Produktkataloge für interessierte Fachbesucher.
- Visitenkarten für alle Personen am Stand, in ausreichender Menge.
- Präsentationsmappen, um Angebote, Unterlagen oder Datenblätter gebündelt zu übergeben.
- Give-aways wie bedruckte Stoffbeutel, Blöcke oder Tassen, falls sie zum Auftritt passen.
Zeitplan: rückwärts planen
Rechnen Sie vom Messetermin rückwärts. Die folgenden Zeiträume sind Anhaltspunkte; die tatsächlichen Produktions- und Lieferzeiten hängen von Druckerei, Produkt und Saison ab. Vor großen Messen sind viele Druckereien stark ausgelastet.
| Zeitpunkt | Aufgabe |
|---|---|
| mehrere Monate vorher | Standgröße und -art klären, Vorgaben des Veranstalters lesen, Budget festlegen |
| etwa zwei Monate vorher | Konzept und Gestaltung beginnen, Angebote einholen, Systeme für Displays auswählen |
| etwa sechs Wochen vorher | Texte final, Druckdaten erstellen, Vorlagen der Druckerei verwenden |
| etwa vier Wochen vorher | Druckdaten übermitteln, Proofs prüfen und freigeben |
| ein bis zwei Wochen vorher | Lieferung prüfen, Displays probeweise aufbauen |
| Messetag | Reserve an Flyern und Visitenkarten griffbereit |
Großformate und Displays sollten Sie zuerst angehen, weil sie mehr Abstimmung brauchen. Kleinformatige Drucksachen lassen sich meist kurzfristiger produzieren, sollten aber trotzdem nicht auf den letzten Tag fallen.
Einheitlicher Auftritt
- Verwenden Sie auf allen Drucksachen dieselben Farben, Schriften und Bildsprache.
- Legen Sie Markenfarben verbindlich fest, etwa als Sonderfarbe oder mit definierten CMYK-Werten. Beachten Sie, dass Stoffe, Planen und Papier Farben unterschiedlich wiedergeben.
- Displays wirken aus der Distanz: großes Logo, eine klare Aussage, wenig Text. Details gehören in Flyer und Broschüre.
- Bestellen Sie zusammengehörige Produkte möglichst bei derselben Druckerei, wenn Farbgleichheit wichtig ist.
Gestaltungstipps für Displays auf Sichthöhe finden Sie im Beitrag zu Roll-ups und Displays, für Flyer im Beitrag „Flyer gestalten“.
Brandschutz
Messeveranstalter verlangen in der Regel, dass Dekorations- und Werbematerialien am Stand schwer entflammbar sind. In Deutschland wird dafür häufig die Klasse B1 nach DIN 4102 genannt, daneben die europäische Einstufung nach DIN EN 13501-1. Maßgeblich sind die technischen Richtlinien des jeweiligen Veranstalters.
- Lesen Sie die Vorgaben des Veranstalters früh, nicht erst bei der Anreise.
- Wählen Sie Materialien mit entsprechendem Nachweis und fordern Sie das Zertifikat bei der Druckerei an.
- Nehmen Sie eine Kopie des Nachweises mit zur Messe, falls bei einer Standkontrolle danach gefragt wird.
Mehr zu Materialien und Klassen lesen Sie im Beitrag „Banner-Materialien: PVC, Mesh und Stoff im Vergleich“.
Transport und Lagerung
- Roll-ups und Faltdisplays in den zugehörigen Taschen oder Transportkoffern befördern.
- Große Drucke rollen statt falten und nicht knicken; zur Wickelrichtung geben Druckereien je nach Material eigene Hinweise.
- Klären Sie, ob Sie direkt an den Messestand liefern lassen können. Viele Messen haben dafür eigene Anlieferregeln und Zeitfenster.
- Kartons mit Flyern und Katalogen deutlich mit Firmenname, Halle und Standnummer beschriften.
- Nach der Messe Displays trocken und aufgerollt lagern, damit sie für den nächsten Einsatz bereit sind.
Die Checkliste zum Abhaken
- Vorgaben des Veranstalters zu Standbau, Brandschutz und Anlieferung gelesen.
- Liste aller benötigten Drucksachen mit Mengen erstellt.
- Angebote eingeholt und Liefertermine mit Puffer vereinbart.
- Druckdaten nach den Vorlagen der Druckerei erstellt.
- Proofs geprüft und freigegeben.
- Brandschutznachweise vorhanden.
- Transport und Anlieferung organisiert.
- Displays vor der Messe einmal probeweise aufgebaut.
- Wie viele Flyer brauche ich für eine Messe?
- Das hängt von Messegröße, Zielgruppe und Standlage ab. Erfahrungswerte aus früheren Messen sind die beste Grundlage. Oft ist es sinnvoller, Flyer gezielt an Interessierte zu geben, als sie wahllos zu verteilen.
- Kann ich Displays mehrfach verwenden?
- Ja, viele Systeme sind für den wiederholten Einsatz gemacht. Bei manchen lassen sich die Drucke austauschen, sodass das Gestell für neue Motive weiterverwendet werden kann.
- Was mache ich, wenn die Lieferung zu spät kommt?
- Planen Sie von Anfang an Puffer ein und lassen Sie sich Liefertermine bestätigen. Bei wichtigen Terminen kann eine Lieferung an die eigene Adresse vor der Messe sicherer sein als eine direkte Anlieferung zum Stand.